Hoe maak je een goed takenlijstje?

Niet veel mensen weten dat ik dit doe, maar ik maak regelmatig takenlijstjes. Niet alleen voor mijn werk, maar ook privé. Het is een simpel velletje papier, met daarop de belangrijkste taken voor die week of dag opgeschreven. Ik doe het, omdat ik bang dat ik bepaalde taken die uitgevoerd moeten worden, vergeet.

Waar zijn takenlijstjes goed voor?

Takenlijstjes zijn eigenlijk heel nuttig, ik heb het er wel eens eerder over gehad. Ze geven ons structuur en kunnen onrust verzachten in de chaos die het leven kan brengen. Ook in mijn werk hou ik fanatiek takenlijstjes bij, zo weet ik prioriteiten te stellen en of er schot in de zaak zit. Het heeft ook als voordeel dat ik mijn opdrachtgever of leidinggevende kan vertellen, wat ik die week of maand precies heb gedaan.

Vind jij het moeilijk om structuur te houden en heb je het gevoel dat je soms achter de feiten loopt? Zou je meer rust in de chaos willen hebben? Wellicht is het dan ook iets voor jou om te werken met een takenlijstje. Ik geef je graag een aantal tips voor het maken van een. Let wel, dit gaat alleen om takenlijstjes voor je werk.

Lees ook: Het nut van een takenlijstje

1. Geef jezelf niet teveel taken

Uit onderzoek blijkt dat veel taken op een lijst blijven open staan, dus zorg ervoor dat je lijstje realistisch is en alleen uit taken bestaat, die je binnen de deadline kan afronden.

2. Stel prioriteiten

Schrijf niet als eerste de taken op die je graag wilt doen, maar die het belangrijkst zijn. Mocht je jouw deadline niet halen, dan heb je in ieder geval de taken afgerond waaraan je prioriteit moest geven.

3. Schrijf de taken op

Met pen en papier dus. Handgeschreven lijstjes dwingen je om selectief te zijn. Daarnaast onthoud je beter welke taken je moet uitvoeren, omdat je inspanning hebt moeten leveren bij het maken van het lijstje.

4. Benoem vervolgstappen

Een takenlijst kan effectiever zijn als je ook de vervolgstappen van een opdracht uitschrijft, zodat je een tijdlijn creëert. Op die manier zie je of de door jou vastgestelde deadline realistisch is.

5. Maak een voltooid-lijst

Dit lijstje laat zien welke taken je hebt afgerond, het kan voldoening geven en misschien zelfs een gevoel van trots. Uit onderzoek blijkt dat het je zelfs productiever kan maken, omdat er endorfine vrijkomt die je energieker maakt.

Rust en vertrouwen

Takenlijstjes kan je ook delen. Privé werkt dat niet bij mijn man. Maar op het werk kan het effectief zijn, zeker als jij en jou collega(‘s) uit hetzelfde hout gesneden zijn. Een takenlijstje heet dan een project. Er zijn veel softwareprogramma’s waarmee je taken en deadlines kan koppelen aan personen. Het is dan voor iedereen duidelijk wat ze moeten doen en het gaf mij persoonlijk rust en het vertrouwen dat een project op tijd zou worden afgerond.

Niet iedereen is fan van takenlijstjes. Time management expert Mark Foster zegt dat deze lijstjes juist slecht zijn. Volgens hem geven takenlijstjes een gevoel van controle, maar die controle is niet echt, omdat je steeds maar taken toevoegt en niet nadenkt of deze wel belangrijk zijn. Als je toch een lijstje wil maken, dan moet deze volgens hem maar uit vijf meest belangrijkste taken bestaan. Op die manier vraag je je regelmatig af, wat er echt moet gebeuren en daar richt je je dan ook op.

Bron: Business2Community, The Guardian
Afbeelding: Getty, Unsplash
Delen mag:
Facebook
LinkedIn
Twitter
Follow by Email
RSS
Pinterest

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *