7 tips voor een succesvol evenement

Weken, misschien wel maanden ben je er mee bezig geweest. De organisatie van dat ene belangrijke zakelijke evenement. Je hebt een schitterende locatie gevonden, een fantastisch programma opgesteld. Je hebt je klanten een opvallende en innovatieve uitnodiging gestuurd. Kortom, alles is perfect. Maar de registraties blijven uit. Wat gaat er mis?

Lees ook: Zo haal je het beste uit je klantendag

Een zakelijke bijeenkomst is de perfecte gelegenheid om je product of dienst in één keer bij een grote groep mensen onder de aandacht te brengen. Sommige bedrijven verliezen bij de organisatie het belang voor de klant uit het oog. Hij of zij krijgt naast jou uitnodiging soms tientallen andere uitnodigingen binnen. Hoe zorg je ervoor dat je hij voor jouw event kiest? Ik geef je 7 tips:

1. Biedt een relevant programma

Zorg er dan voor dat je gasten essentiële kennis kunnen opdoen, geef ze een bijzondere ervaring of zet ze in het zonnetje. Vul het programma met iets dat zij als essentieel ervaren, zodat zij voor een (halve dag) hun werkplek willen verlaten.

2. Kies een geschikte locatie

Kies voor een locatie dat past bij je gasten en je boodschap. Zorg voor een zo kort mogelijke reistijd en maak de ruimte passend voor het aantal verwachte gasten. Lees hier meer over het vinden van een geschikte locatie.

Zoek jij hulp bij het organiseren van jouw evenementen?
Kies dan voor een samenwerking met een event planner.
Ontdek wat ik voor jou kan betekenen en klik op “meer informatie”.

3. Houd rekening met schoolvakanties

De meeste mensen zijn vrij tijdens een schoolvakantie. Jouw klanten zullen minder geneigd zijn om jouw evenement te bezoeken op hun vrije dag.

4. Plan de verzending van je uitnodigingen

Verstuur ook geen uitnodigingen tijdens schoolvakanties. Digitale uitnodigingen worden snel over het hoofd gezien tussen 323 ongelezen mails bij terugkomst.

5. Houd rekening met andere events

Houd rekening met bijzondere evenementen op de dag van jouw evenement. Plan jouw evenement niet op dezelfde dag als bijvoorbeeld een belangrijk voetbalevenement. Laat de klant ook niet kiezen tussen jouw evenement en dat van een andere relatie.

6. Weest gastvrij

Jouw huidige evenement is het visitekaartje voor je volgende evenement. Zorg voor een gastvrij welkom en dat jouw klant zich thuis voelt en de volgende keer wil komen en zijn collega’s meeneemt.

7. Zorg voor een boeiende spreker

Zorg voor een aantrekkelijke spreker die boeiend kan vertellen en de aandacht kan vasthouden. Heb je meerdere sprekers, zorg dan voor een memorabele keynote speaker waar nog lang over wordt nagepraat. Ook dit is je visitekaartje voor je volgende bijeenkomst.

 Wat heeft de klant hieraan?

Natuurlijk heeft je evenement een commercieel belang, je moet immers de kosten van je bijeenkomst terug verdienen. Ik zeg ook niet dat je product geen rol mag spelen tijdens je event, maar laat het niet de leidraad zijn van je bijeenkomst. Bedenk: ‘Wat heeft in klant hieraan?’ Ik heb bij een ICT-bedrijf gewerkt waar we verschillende hardware en software producten verkochten aan grote en middelgrote bedrijven. Van deze producten werd er eens in de zoveel tijd een nieuwe versie uitgebracht, waar we klanten tijdig van op de hoogte brachten. De gedachte was commercieel, maar de boodschap tijdens het evenement was informatief. Tijdens een klantendag stonden immers de updates centraal en bezoekers gingen met kennis weg. De commerciële opvolging volgende een paar dagen later.

Biedt je gasten informatie aan waarnaar zij opzoek zijn, zorg ervoor dat ze naar je bijeenkomst willen komen en als ze er eenmaal zijn, dan zorg je voor een bijvoorbeeld een ruim ontvangst, een lange lunch of een aantrekkelijke borrel die ze niet direct willen verlaten. Dat zijn de gelegenheden waar een accountmanager zijn werk kan doen. Tevens zijn er dus genoeg mogelijkheden na het evenement om de behoefte van je klant te achterhalen.

Delen mag:
Facebook
LinkedIn
Twitter
Follow by Email
RSS
Pinterest